Kỹ năng giao tiếp qua điện thoại

Ngày nay, điện thoại là một trong những phương tiện làm
việc không thể thiếu của chúng ta. Nhưng hầu hết đều chưa từng học hay
đọc qua một văn bản nào hướng dẫn về cách giao tiếp qua điện thoại. Nếu
bạn là nhân viên lễ tân của công ty, khả năng giao tiếp qua điện thoại
không chỉ nói lên tính cách của bạn mà còn làm ảnh hưởng đến hình ảnh
của toàn công ty.




Trong khi gọi điện thoại, hãy nhớ kỹ những
điều sau đây:

- Đừng hứa sẽ gọi điện cho ai rồi quên khuấy mất.

- Đừng gọi nhầm tên người bên kia đầu dây. Nếu không
biết, hãy hỏi thẳng thắn.

- Đừng nghĩ rằng người bên kia không biết bạn đang
vừa nói điện thoại vừa ăn uống, hút thuốc, ngáp, …

- Cố gắng kết thúc cuộc này rồi hãy bắt cuộc khác.
Bạn có thể nhầm lẫn nội dung hai cuộc điện thoại. Hơn nữa, người gọi sẽ
cảm thấy không được tôn trọng.

- Đừng bất nhã yêu cầu người bên kia phải gọi điện
vào lúc khác.

- Đừng chuyển cuộc gọi qua nhiều người.

- Không nên giữ thái độ thiếu nhiệt tình khi nói
chuyện, kể cả khi đó không phải là khách của mình. Nếu họ muốn gặp người
khác, hãy nhiệt tình chuyển hoặc hỏi họ lời nhắn.

- Đừng phát ngôn nếu không chắc chắn vào những gì
mình nói.

- Bất ngờ gác máy mà không có sự giải thích, thật ngu
ngốc!

Ngoài ra, bạn cần chú ý đến kỹ năng nghe và
nói:

Nghệ thuật nghe không đơn giản là việc im lặng lắng
nghe. Nên nhớ bên kia không nhìn thấy vẻ mặt chăm chú của bạn. Họ chỉ
cảm thấy sự chú ý của bạn khi bạn lên tiếng đồng tình, góp lời vào cuộc
thảo luận, như “vâng, tôi đang nghe”, hoặc đơn giản là những câu ậm ừ
cũng được. Đừng im lặng tuyệt đối, người kia sẽ nghĩ họ đang độc thoại.

Hãy chuẩn bị một cuốn sổ nhỏ, một chiếc bút
để ghi lại những thông tin quan trọng.

Nghệ thuật nói: Dù không nói chuyện trực tiếp nhưng
giọng nói sẽ giúp bạn thể hiện hình ảnh của mình một cách khá sinh động.
Hãy tươi cười, nụ cười dù không được nhìn thấy vẫn giúp giọng nói tươi
vui hơn, thân thiện hơn. Hãy thể hiện sự nhiệt tình và tự tin trong lời
nói của bạn.

Đừng nói quá to cũng đừng thì thầm khiến đầu dây bên
kia phải liên tục hỏi lại. Đừng gào vào máy nhé, bạn đang quát thẳng vào
tai người ta đấy.
Hãy chú ý, nếu người ta gọi cho bạn, đừng “con cà con
kê”, kéo dài cuộc điện thoại không cần thiết. Có thể họ đang sốt ruột
vì phải trả tiền điện thoại đấy

cái này admin đang trao dồi thêm nè, hix. Mấy bạn cùng admin nhé